Compte rendu réunion du 16/01/14

Réunion du jeudi 16 janvier 2014

Début de la séance : 20 heures 35

Membres du bureau présents :Stéphanie THAUNAY, présidente – Renaud TAPON, vice-président – Vanessa GHYS, trésorière – Laurence BOUREAU trésorière adjointe – Pascal MAYANS, secrétaire

Membres du bureau excusés : Aude ARNAULD, secrétaire adjointe

Autres membres de l'association présents : Mmes Jacqueline GALLATO – Laëtitia MARURAI – M. Laurent DESMARAIS

Représentants des écoles : Mmes Véronique LEROY (directrice de l'école primaire) – Sylvie PATOUX (enseignante de l'école maternelle)

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Ordre du jour :

• Point sur "Faîtes des jeux" – bénéfices
• Point sur "vente de Noël" à l'école maternelle – bénéfices
• Carnaval ?
• Loto
  • point sur les lots
  • restauration sur place
  • répartition des taches
  • carnets de tickets pour validation du paiement des cartons, les tickets serviront aussi au tirage au sort de la tombola
  • prévoir 5 lots pour la tombola (avant les 2 dernières quines et le dernier carton)
  • tarif des cartons (avec prix dégressifs ?)
• Création de l'affiche du loto

Questions diverses :

• Article dans mensuel Ici magazine (info@icimagazine.com) : mail envoyé le 27/11/13 à 19h28 pour insertion d'un article sur TPE et le loto

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Après le traditionnel mot de bienvenue, la présidente a remercié Mme LEROY pour la mise à disposition d'une salle de classe pour la réunion.

Point sur "Faîtes des jeux"

La fête des jeux a rapporté à l'association la somme de 290 euros.

Point sur "vente de Noël" à l'école maternelle

Les ventes d'articles de Noël confectionnés par les enfants de l'école maternelle ont rapporté la somme de 125 euros.

Carnaval

Après délibération des membres de l'association présents (8), il a été décidé de ne pas organiser de carnaval cette année.

Loto

La date du 22 mars 2014 est définitivement arrêtée (présence en totalité : la présidente, le vice-président et le secrétaire – présence à confirmer ou partielle : les trésorières – présence ignorée : la secrétaire).

Après consultation de la législation en vigueur, le secrétaire a informé les membres du bureau présent sur la nécessité d'informer la sous-préfecture, le service des impôts et la brigade de gendarmerie de Saintes sur l'organisation de cette manifestation. Le bureau a émis un avis favorable pour que le secrétaire se charge de ces formalités.

La présidente a commencé à distribuer des courriers de sollicitation de dons dans la zone commerciale des coteaux à St Georges des coteaux et à Saintes. Quelques réponses sous forme d'octroi de bons de réduction ont été fournies à la présidente.

La création des cartons de loto par le secrétaire se poursuit. Elle devrait être achevée à temps. L'impression des 2000 cartons sera du ressort du vice-président.

Pour les boules du loto, le vice-président contactera M. Jacques GUERIN des services techniques de Saintes.

Tarification : 2 euros le carton, 10 euros les 6. Nombre de parties à définir : entre 30 et 40.

Prévoir des lots pour la tombola gratuite.

La salle sera ouverte au public à compter de 19 heures, les parties débuteront à 20 heures.

Buvette : vente de sandwiches et de crêpes. Pour la vente d'alcools (bière, cidre), nécessité d'une demande d'autorisation ? Point à vérifier

Il faudra mettre en place sur le blog de l'association un tableau pour inscription des volontaires aux différentes taches le jour du loto.

Pour l'achat des lots, l'association dispose de la somme de 1 000 euros.

Types de lots à prévoir : jambons, paniers garnis, matériels informatique tels qu'appareil photo, console de jeux.

Questions – remarques diverses

1. En l'absence de réponse aux précédents mails, il est convenu de relancer "ICI MAGAZINE" sur l'insertion d'un article dans leur prochaine parution.
2. Fête du melon : les 24 et 25 août 2014. La mairie a fait part à la présidente de son souhait de voir tenu le stand des desserts par des membres de l'association Tous pour l'école durant le week-end et le lundi suivant pour le rangement. Compte tenu de "l'éloignement de cette date", ce point sera abordé lors d'une prochaine séance de l'association.
3. Les voeux de la municipalité de St Georges aux associations : vendredi 31 janvier 2014 à 19 heures : seront présents en qualité de représentants la présidente, le vice-président et le secrétaire.
4. La kermesse : il faut proposer des dates aux écoles en vue de la réservation de la salle polyvalente. Possibilité de mise en place de jeux, restauration sur place, barbecue... Il faut prendre en compte que la fête de l'école maternelle est le 20 juin 2014.

Prochaine réunion : jeudi 20 février 2014 à 20 heures 30 à l'école primaire

Fin de la séance : 22 heures 45

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